Verslag ALV op 14 april 2021 over verslagjaar 2020

http://set77.visualclubweb.nl/file/693265/

 

Verslag algemene ledenvergadering (ALV) Set’77 over het verslagjaar 2020.

 

Datum: Woensdag 14 april 2021. Aanvang 20.00 uur. Deze ALV is een digitaal overleg (Zoom). Aantal deelnemers: 32

 

     1.   Opening en mededelingen.

 

Voorzitter William van Stiphout opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Een digitale ALV is een unicum in de geschiedenis van Set’77.

 

2.   Verslag van de ALV Set’77 van 26 augustus 2020.

 

Het verslag geeft geen aanleiding tot verdere vragen of opmerkingen van de kant van de leden. Het verslag is hiermee vastgesteld.

 

3. Terugblik 2020

 

  1. Set’77 is op zoek naar een secretaris. Bij voorkeur een vrouw met het oog op de man-vrouwverhouding in het bestuur.
  2. 2020 was het ‘jaar van de padelbanen’ en ‘het jaar van corona’. Twee padelbanen gerealiseerd  met een royale financiële ondersteuning van de gemeente Landerd. Officiële opening zondag 23 augustus 2020. Padel (samen met de ZomerChallenge) levert inmiddels een flinke groei op in het  ledenaantal. In de regio schieten de padelbanen als paddestoelen uit de grond. Wellicht dat Set’77 op termijn nog twee banen wil/gaat realiseren.
  3. Corona 2020 drukte een zware stempel op tennis en padel en veel andere binnen- en buitensporten. Van half maart tot 1 mei was er helemaal geen tennis/padel mogelijk. Daarna stapsgewijs meer mogelijkheden (enkel ˃ dubbel ˃ terras/paviljoen (tijdens zomervakantie paviljoen open)  ˃ open zomertoernooi. Vanaf eind september paviljoen opnieuw gesloten (6 mnd.), najaarscompetitie halverwege afgebroken ˃geen KNLTB-winter- en voorjaarscompetitie / geen interne competities

Nu, april 2021, is er weer enig perspectief: eind april/begin mei terras en paviljoen wellicht weer open.

  1. Jeugd Set’77 Na een dip in het ledenaantal  in 2018 is het aantal jeugdleden van Set’77 weer gestaag gegroeid. De jeugdcommissie speelde daarbij een belangrijke, positieve rol. Nu 57 jeugdleden. ZomerChallenge, ‘All-in-one’ – abonnement, herkenbaar Set’77-shirt: allemaal stimulerende zaken of activiteiten.
  2. Volwassenen Set’77 De ZomerChallenge 2020 leverde Set’77 maar liefst 46 nieuwe jongvolwassen leden op. Wellicht dat ook corona hier een rol in speelde.  Vrijwel allemaal actieve leden die inschreven voor training en andere activiteiten. Set’77 telt nu 448 volwassen leden. In de doelgroep 20-30jr zien we een verdubbeling!
  3. Commissie ‘Werving & Behoud’ speelde een belangrijke rol in de groei van het aantal leden in de groep jongvolwassenen. Het sociale netwerk, gebruik van social media waren daarbij belangrijk. Het geplande jongerenfeest in de zomer vond helaas geen doorgang vanwege corona. In de zomer van 2021 een nieuwe poging. Komend jaar ook aandacht voor de doelgroep 30-40jr.
  4. Padelcommissie Deze commissie organiseerde de communicatie rond de introductie van  padel en was nauw betrokken bij de officiële opening in augustus 2020. De organisatie van een laagdrempelige kennismaking met padel zorgde ervoor dat inmiddels plusminus 200 Set’77-leden hebben deelgenomen aan de padelclinics.
  5. Trainer  Een heel belangrijke schakel van iedere tennis-/padelvereniging. Van belang hierbij is een goede samenwerking met name met jeugd- en padelcommissie. Complimenten voor de Set’77-trainer Nic Kroot: hij doet heel veel voor de Zeelandse club. Zijn fllexibele opstelling is uiterst plezierig voor Set’77.
  6. Technische commissie Ook in 2020 zag het tennispark (incl. banen, speeltuin, en beplanting) ‘De Bundel’ er weer ‘spic-en-span’ uit dankzij het vele werk van de technische commissie.
  7. Toernooicommissie 2020 was vanwege de coronastops een lastig jaar voor de toernooicommissie. Uitstel, afgelasting van toernooien en competities is niet waar deze commissie voor staat. Gelukkig was er het ‘thuisblijverstoernooi’ in de zomer.
  8. Paviljoen- en culinaire commissie Wat voor de toernooicommissie geldt, geldt net zo sterk of nog sterker voor paviljoen- en culinaire commissie. Een paviljoen dat lange tijd gesloten is, zette hun activiteiten vrijwel op nul.
  9. Financiële commissie De samenstelling van deze commissie is tussentijds gewijzigd en bestaat nu uit : Walter Derks, Jolanda van de Berg en Bart Hoevenaars
  10. Sponsorcommissie Deze belangrijke commissie levert een substantiële bijdrage als het gaat om de financiële ondersteuning van onze vereniging. De sponsorinkomsten zijn in 2020 gestegen. De commissieleden hebben aangegeven te stoppen: Set’77 is naarstig op zoek naar mensen die deze belangrijke commissie vitaal willen houden.
  11. PR-commissie Een niet te missen commissie in de verenigingscommunicatie en het up-to-date houden van communicatiekanalen als  ClubApp,  digitaal afhangen, Setpunt, website, social media.
  12. Vertrouwenspersonen In 2020, gelukkig, geen meldingen van ongewenst of grensoverschrijdend gedrag.
  13. Feestcommissie Last but not least een Set’77-commissie die in 2020 ook spreekwoordelijk duimen moest zitten draaien. Echter, voor iedere Set’77-vrijwilliger van deze commissie een persoonlijke attentie in plaats van de jaarlijkse, populaire feestavond.  Veel waardering voor deze clubgeste!

 

  1. Digitaal afhangen 2021? Het Set’77-bestuur overlegt nog over de vraag of na coronatijd het digitaal afhangen wordt gecontinueerd. Tzt meer informatie.

 

Het bestuur spreekt zijn dank uit aan alle vrijwilligers die via commissies, werkgroepen of via bijdragen aan andere activiteiten, Set’77 tot zo’n actieve en bloeiende vereniging maken. Daarvoor ook dank aan de sponsors.

 

 

4. Financieel jaarverslag 2020 en begroting 2021

 

Walter Derks, penningmeester Set’77, presenteert (Power Point) de financiële cijfers 2020 en de prognose 2021

  • Balans
  • Exploitatierekening 2020
      • Set’77 is, ondanks corona, een financieel gezonde vereniging.
      • Minder kosten (±15.000 euro) vergeleken met 2019
      • Minder paviljoeninkomsten
      • Meer leden en daardoor meer contributie
      • Sponsorinkomsten licht  gestegen

 

  • Begroting 2021 laat een groei zien van ±9000 euro met een verwacht exploitatieresultaat van ± 7.400 euro. De ledenvergadering verleent goedkeuring aan de begroting 2021.

 

 

5. Verslag Kascontrolecommissie.

 

De kascontrolecommissie, Francis Pluk en Moniek Cuppen, hebben samen met leden van de financiële commissie het financiële jaarverslag 2020 en de begroting 2021, zorgvuldig bekeken en beoordeeld. Hun verslag/eindoordeel is positief. De commissie stelt het bestuur voor om de leden van de kascontrolecommissie te ontslaan van hun verantwoordelijkheden. Het bestuur neemt dit voorstel over en bedankt de leden van de financiële commissie en de kascontrolecommissie voor hun werkzaamheden in het afgelopen verslagjaar 2020

Moniek Cuppen treedt af, Martien Pepping meldt zich als nieuw lid van de kascontrolecommissie.

 

 

6. Contributie / kosten lidmaatschappen in 2021.

 

Er is geen aanleiding de contributie van tennis- en padelvereniging Set’77  voor het jaar 2022 te wijzigen, cq te verhogen. Leden stemmen in met dit voorstel van het bestuur.

 

 

 

 

7 Plannen Set’77 2021

 

Onder andere op grond van het vijfjarenplan ‘(‘Duurzaam & verbonden’) van Set’77 staan de volgende plannen op stapel voor 2021. Dit jaar wordt vooral het jaar van de duurzaamheid : met name aanleg zonnepanelen en led-verlichting.

 

  • Van de opbrengst van de Rabo ClubSupport-actie 2020 wordt een outdoor tafeltennistafel aangeschaft.
  • Het plan is in overleg met gemeente Landerd de fietsenstalling te vergroten.
  • Een nieuw initiatief : één of twee keer per jaar met een groep vrijwilligers een ‘grote schoonmaak’- dag in samenwerking en overleg met de technische commissie. Te beginnen in mei 2021.
  • Deelname aan het zogenaamde Landerd Sportakkoord met bijvoorbeeld aandacht voor jeugd, gehandicaptensport en 65plussers.
  • Voornemen om volgend jaar in paviljoen van contant betalen over te gaan naar  betalen met uitsluitend betalen met pin:  Bestuur onderzoekt komende maanden ervaringen bij andere verenigingen. T.z.t.  volgt hierover meer informatie.
  • Versterken en verjongen commissies. Werving vrijwilligers voor sponsorcommissie.
  • Uitbreiden assortiment paviljoen (gezonde voeding).
  • Stimuleren verdere groei ledenaantal, o.a. door promotie padel.
  • Actief anti-rookbeleid; te beginnen bij jeugdactiviteiten. Gefaseerd realiseren van een rookvrij paviljoen, terras, tennispark.
  • Met de opbrengst van Rabo ClubSupport 2019 afval scheiden in de daarvoor aangeschaft geschikte afvalcontainers.
  • In samenwerking met De Witte Schare Schaijk aanleg zonnepanelen en ledverlichting. Voorwaarde: bekostigen uit eigen middelen (borgen van een financieel gezonde vereniging).
    • Zonnepanelen
      • Aanleg zomer 2021
      • Offertes en informatie opvragen is inmiddels gebeurd.
      • Terugverdientijd : 5 á 6 jaar
      • Gebruik maken van de Bosa-subsidie
      • Kosten: plusminus 15.000 euro
  • Led-verlichting
    • Aanleg najaar 2021
    • Offertes en  ervaringen opvragen  (o.a. bij andere verenigingen) : proces loopt
    • Besparing energiekosten 40 á 50%
    • Terugverdientijd 8 á 9 jaar
    • Gebruik maken van Bosa-subsidie
    • Verhoging speelcomfort
    • Kosten : plusminus 35.000 euro

Het bestuur van Set’77 vraagt de leden toestemming voor de investering in zonnepanelen en ledverlichting, onder de voorwaarde dat die investering uit eigen middelen gedaan wordt.

De leden stemmen unaniem in met dit voorstel.

 

8 Voortgang / aanvullingen beleidsplan 2019-2024

              

  1. Vanuit de ledenvergadering zijn er geen voorstellen  of suggesties voor aanpassing of wijziging.

 

9 Wijziging samenstelling commissies en bestuur

 

  1. Gestopt : pr-commissie Theo Pijnappels / jeugdcommissie Ellen van Hoof / padelcommissie wordt ondergebracht in de toernooicommissie /  toernooicommissie Monique Schippers / sponsorcommissie Albert Voet, Hans van Aarssen, Ronald van der Steen

Nieuwe commissieleden: jeugdcommissie Eelke Huvenaars / toernooicommissie Niki Noijen

 

10  Rondvraag

 

  1. Verzoek om naambordjes voor barvrijwilligers. Paviljoencommissie: wordt gerealiseerd.
  2. Facturering sponsorcontracten 2021: is gebeurd.
  3. Verlichting van padelbaan 1 springt aanzienlijk later aan dan die van padelbaan 2. Wordt opgelost.
  4. Tara van Dongen: Het pinnen bij de kassa (paviljoen) blijkt voor haar niet altijd goed te werken . Paviljoencommissie gaat dit oplossen.
  5. Tara van Dongen: Vraagt naar informatie over taken, tijdsinvestering van commissies.  Intentie om mee te doen, mee te denken, lid te worden van een commissie. Zie website, neem contact op met desbetreffende commissie(-voorzitter).

 

11 Sluiting: 

 

Voorzitter William van Stiphout dankt alle aanwezigen en sluit vergadering om 21.30uur.

 

Verslag: Gerard Pijnappels