Notulen AVL 2020 op 26 augustus 2020

http://set77.visualclubweb.nl/file/693265/

 

 

Verslag Ledenvergadering Set’77 over het verslagjaar 2020.

 

Datum: Woensdag 26 augustus 2020. Aanvang 20.00 uur. Deze ALV komt in de plaats van de oorspronkelijke ALV van 11 maart die i.v.m. corona niet door is gegaan. Ook voor deze vergadering zijn passende afstands- en hygiënemaatregelen genomen en de aanwezigen hebben zich vooraf moeten aanmelden. 

 

 

          1.   Opening en mededelingen.

 

Voorzitter William van Stiphout opent de vergadering en heet alle aanwezige leden van harte welkom. 

Er zijn, inclusief de 5 aanwezige leden van het bestuur, 24 leden aanwezig. Dat is helaas geen hoge opkomst. Het bestuur overweegt om de ALV in 2021 anders te gaan doen

-wellicht digitaal- en zal dat tijdig aankondigen.

Bestuursleden Gerard Pijnappels (PR-cie) en Dyon Zonneberg zijn afwezig. Voor Dyon geldt dat er in haar omgeving corona is gesignaleerd en dat Bart Hoevenaars als lid van de Fin. Cie. i.p.v. Dyon de toelichting op de jaarcijfers over 2019 en de begroting 2020 zal verzorgen.

Afgelopen zondag zijn de padelbanen feestelijk geopend. Het was een geslaagde dag. Landerd TV heft een filmpje gemaakt en de PR-cie gaat kijken hoe dit als promotiemateriaal op de website van Set’77 kan worden gezet.

De naam van Tennisvereniging Set’77 wordt veranderd in Tennis- en Padelvereniging Set’77.

 

          2.   Verslag van de Ledenvergadering Set’77 van 27 februari 2019.

 

Het verslag geeft geen aanleiding tot verdere vragen of opmerkingen van de kant van de leden. Alle actiepunten zijn uitgevoerd. Het verslag is hiermee vastgesteld.

 

          3. Jaarverslag van het bestuur over het verslagjaar 2019.

 

Het jaarverslag Set’77 Senioren en Junioren over het verslagjaar 2019 wordt op hoofdlijnen doorgenomen door de secretaris van het bestuur. Het jaar 2018 was het jaar van de Renovatie, 2019 wordt het jaar van de Innovatie, van de vernieuwingen, genoemd. Extra aandacht is er voor de feestelijke opening n.a.v. de renovatie van park en paviljoen op 14 april 2019, de start van de aanleg van de padelbanen en de voorgang van de activiteiten uit het Beleidsplan Duurzaam en Verbonden. De voorzitter zal daar zo direct verder op ingaan.

Per commissie worden de belangrijkste onderwerpen van het afgelopen jaar benoemd.

 

Het bestuur spreekt dank uit aan al die vrijwilligers die via commissies, werkgroepen of via bijdragen aan andere activiteiten, Set’77 tot zo’n bloeiende vereniging maken. Daarvoor ook dank aan de sponsors.

 

Het jaarverslag Set’77 over 2019 zal in z’n totaliteit worden gepubliceerd op de website.

 

4. Voortgang Beleidsplan Set’77 ‘Duurzaam & Verbonden 2019-2024’.

 

De presentatie van William van Stiphout laat zien dat het bestuur voortvarend de acties uit het Beleidsplan ter hand heeft genomen.  

  1. Gerealiseerde activiteiten 2019 en 2020 tot augustus.
  1. De afronding van de renovatie van het paviljoen (beplanting en hekwerk) en de kantine (stucwerk) is voltooid.
  2. De padelbanen zijn met behulp van de subsidie vanuit de gemeente Landerd gerealiseerd. Set’77 heeft in dit traject goed samengewerkt met De Witte Schare uit Schaijk.
  3. Intensiever samenwerken gemeente en andere TV’s. Zie vorig punt. Daarnaast ook samenwerking met de TV’s vanuit de Kring KLNTB, bijv. rondom jeugd.

Samenwerking met de Buurtsportcoach vanuit de gemeente.

  1. De duurzame speeltoestellen voor de kinderen zijn gerealiseerd.
  2. Op het punt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft Set’77 met de goede doelen sponsor Geef.nl voor de komende jaren hieraan voldaan. Burgemeester Bakermans zal de cheque voor de goede dolen zondag 6 september na de finales van het open Geef.nl-Toernooi overhandigen.
  3. De nieuw Commissie Werving en Behoud 17+ is geïnstalleerd. Eén van de eerste zaken van deze commissie is om te bewerkstelligen dat er veel van de 40-45 Zomerchallenge leden definitief lid worden!
  4. De tijdelijke Commissie Padel is ook geïnstalleerd. Deze Commissie zal padel binnen de vereniging introduceren en daarna de werkzaamheden overdragen aan bestaande commissies.
  5. Werving nieuwe junior en seniorleden. Zie punt f. Doelstelling is dat de helft van de Zomerchallenge leden definitief lid wordt.
  6. Alles in 1 abonnement jeugd is gerealiseerd, evenals het nieuwe Set’77 shirt voor de jeugd. Het nieuwe Set’77-shirt is  nu ook te koop door volwassen leden.
  7. Groei aantal Sponsors. Over 2019 is dat wel nog gelukt, gezien corona moeten we afwachten wat 2020 en 2021 gaan doen.

 

  1. Voorgenomen activiteiten 2020.

          Het jaar 2020 is natuurlijk al volop bezig, maar er zijn nog wel wat ambities:

  1. Behoud van de helft van de Zomerchallenge leden.
  2. Realiseren van een positief resultaat over 2020.
  3. Vacatures invullen: Sponsorcommissie voltallig, Technische Commissie aanvullen en Secretaris voor het bestuur.
  4. Onderzoeken van meerwaarde van uitbreiding van het KNLTB Club abonnement.

 

Leden spreken hun waardering uit, en geven aan dat het ook goed zou zijn om ook de keuken en de douches te renoveren. Dit is onderdeel van 5-jarenbeleidsplan, evenals Led-verlichting tennisbanen en zonnepanelen.

 

          5. Financieel jaarverslag over 2019.

 

Het lid van de Financiële Commissie, Bart Hoevenaars, licht het financieel jaarverslag over 2019 toe. hij doet dat aan de hand van een overzicht waarin het verschil tussen de begroting over 2019 en de werkelijke uitgaven en inkomsten over 2019 naast elkaar worden gepresenteerd.

Al met al is er een positief resultaat van ongeveer €2.000 geboekt over 2019, tegenover €8.200 in 2018. Het resultaat over 2019 is eigenlijk €11.500 positief, maar er moest €9.500 extra afgeschreven worden i.v.m. de verbouwing paviljoen/terras/oefenmuur op spullen die wel verwijderd moesten worden, maar nog niet helemaal afgeschreven waren.   

 

Het balansoverzicht laat zien dat a.g.v. de investeringen in het afgelopen jaren, de liquide middelen logischerwijs flink zijn afgenomen. De verbouwing aan paviljoen en park en het leggen van de nieuwe banen heeft de vereniging zelf gefinancierd.

Set’77 is zelfs na alle investeringen uit eigen middelen nog steeds een financieel gezonde vereniging!

 

 

6. Begroting voor 2020.

 

De (a.g.v. corona aangepaste) begroting voor 2020 wordt eveneens door Bart gepresenteerd. Deze is met name op inkomsten kantine natuurlijk als gevolg van de sluiting dor corona flink aangepast, maar dat geldt natuurlijk ook voor inkoop voor die kantine. De begroting voor 2020 ziet er solide uit en er wordt een positief resultaat van €7.850 begroot. Daarin is nog niet verwerkt dat Set’77 een tegemoetkoming vaste lasten van de landelijke overheid heeft gekregen van €4000. Alle verenigingen konden een beroep op deze subsidiepot doen i.v.m. corona.

 

De vergadering verleent goedkeuring aan de begroting.

 

 

6.a. Kosten lidmaatschappen in 2021.

 

Dit punt is tijden de ALV niet besproken, maar het bestuur heeft in een eerdere bestuursvergadering besloten voor 2021 de lidmaatschapscontributies niet te verhogen.

 

          7. Verslag Kascontrolecommissie.

 

Dorothé Kuppen heeft, mede namens Moniek Kuppen, een verslag van hun bevindingen opgesteld.

De Kascontrolecommissie oordeelt positief over de werkzaamheden van de Financiële Commissie en stelt het bestuur voor om de leden van de Commissie te ontslaan van hun verantwoordelijkheden. Het bestuur neemt dit voorstel over en bedankt de leden van de Financiële Commissie voor hun werkzaamheden in het afgelopen verslagjaar 2019.

 

          8. Benoeming nieuwe Kascontrolecommissie.

 

Het bestuur dankt Dorothé  en Moniek Kuppen voor bewezen diensten.

Dorothé is aftredend en Moniek Kuppen blijft komend jaar nog lid.

Francis Pluk meldt zich als nieuw lid van de Kascontrolecommissie. De vergadering stemt daar mee in.  

 

9. Aan-en aftredende commissie- en bestuursleden.

AFTREDEND:

  1. Aftredend namens het bestuur:
  • Francis Pluk als lid van het bestuur en voorzitter Jeugdcommissie
  • Dyon Zonneberg als penningmeester van het bestuur en lid Financiële Commissie
  • Toon van den Hanenberg als secretaris

Aftredend en  Herbenoembaar:

  • Frank van Helvoort, Gerard Pijnappels, William van Stiphout. Zij stellen zich herbenoembaar en de leden stemmen daar mee in.

 

  1. Aftredend namens de Financiële Commissie:
  • Dyon Zonneberg
  • David van der Wijst
  1. Aftredend namens Jeugdcommissie:
  • Francis Pluk, voorzitter en lid bestuur.
  • René Albers, Ronnie van Deijne, Petran van Haren, Bianca van Dongen, Sanne Mekelenkamp
  1. Aftredend namens de Technische Commissie:
  • Tiny Pluk
  • Theo van de Ven

NIEUW:

  1. Bestuur:
  • Voorgedragen als penningmeester wordt Walter Derks
  • Voorgedragen als bestuurslid als voorzitter Jeugdcommissie wordt Anne van Wijchen

De leden stemmen in met deze voordrachten.

  1. Financiële Commissie:
  • Walter Derks, tevens penningmeester van het bestuur
  • Jolanda van den Berg
  1. Jeugdcommissie:
  • Anne van Wijchen (voorzitter en tevens nieuw lid bestuur)
  • Sanne Radsma
  • Ellen van Hoof
  • Wendy Zegers
  • Jochem Toonen
  1. Technische commissie:
  • Ger Bongers
  • Jan Van Rooij
  1. PR Commissie:
  • Janne van Gemert

 

NIEUWE COMMISSIES.

  1. Padelcommissie:
  • Klaas van Kuppeveld, Ronald Opmeer, Michel van der Burgt en Nic Kroot
  1. Commissie Werving en Behoud 17+:
  • Bart van Gemert, Renske van den Brand, Wietje van Dongen  en Erik Dortmans

 

Het bestuur dankt namens de leden de aftredende Commissie- en bestuursleden voor hun inzet en wenst alle nieuwe bestuurs- Commissieleden veel succes en vooral veel plezier in hun vrijwilligerswerk voor Set’77.

 

10. Rondvraag en sluiting.

William:

  • oproep: leden die belangstelling hebben om toe te treden tot de Sponsorcommissie en de Technische Commissie (dinsdagochtend) of secretaris van het bestuur, kunnen zich bij het bestuur melden! Actie: leden

Bart Hoevenaars:

  • komen er nog  clubkampioenschappen Enkel?

Antwoord Toernooicommissie: dit jaar niet meer vanwege Corona, volgend jaar weer wel. TC kijkt  naar alternatieve vormen, hoe en wanneer, de belangstelling voor enkel spelen loopt nl. erg terug. Actie toernooicommissie

  • kan er een naambordje van de barkeeper achter de bar komen? Antwoord Paviljoenscommissie: Dit is er al, moet alleen door paviljoencommissie worden gebruikt. Actie Paviljoencommissie

Corry van Haren:

  • er komen soms loze halve-uren voor bij het digitaal afhangen vanuit thuis. Kan dit verholpen worden. Antwoord bestuur: dit kan helaas technisch vanuit de KLNTB nog niet. Verzoek is enkele maanden geleden al door Set ’77 bij de KNLTB neergelegd. Er zal navraag gedaan worden naar de status hiervan.

Dit punt levert meer vragen op over vanuit thuis afhangen (wel of niet doorzetten na corona, aansluitend in tijdsblokken afhangen, mogelijk onheus gebruik door sommige leden etc.) Het bestuur neemt dit punt mee terug naar de volgende bestuursvergadering en zal er via Setpunt t.z.t. over communiceren met de leden. Actie bestuur.

  • Krijgen jeugdleden die geen training volgen ook een SE’77-shirtje? Antwoord bestuur: de kinderen die lid zijn en training volgen, hebben voor het nieuwe Set’77-shirt €10 betaald. Set’77 sponsort € 5 aan jeugdspelers met alles-in-1-lidmaatschap. Jeugdleden die basisabonnement hebben kunnen Set’77 shirt kopen tegen kostprijs, i.e. € 15,-.

 

Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter om 21.30 uur de vergadering en dankt alle aanwezige leden voor hun positieve inbreng.

 

Toon van den Hanenberg 

augustus 2020.

secretaris Set’77.