JAARVERSLAG SENIOREN EN JUNIOREN VAN SET’77 OVER 2019.

http://set77.visualclubweb.nl/file/693265/

JAARVERSLAG SENIOREN EN JUNIOREN VAN SET’77 OVER 2019.

 

 

               1.BESTUURSVERSLAG OVER HET VERSLAGJAAR 2019.

 

2019 ‘Het Jaar van de Innovatie’

We hebben het jaar 2018 in de geschiedenis van Set’77 ‘Het Jaar van de Grote Renovatie’ genoemd.

De banen, het park en het paviljoen zijn in verschillende fasen flink onder handen genomen en weer helemaal van deze tijd gemaakt. 

De plannen die het bestuur daarvoor op 20 december 2017 tijdens de Extra Ledenvergadering presenteerde, voldeden aan de volgende uitgangspunten:

  • gezelligheid bewaren en bevorderen
  • veiligheid op het hele paviljoen garanderen
  • stijlvol, fris en hedendaags qua uitstraling zijn
  • beter zicht op de banen opleveren
  • duurzaam zijn
  • en financieel gezond blijven als vereniging.

Op die vergadering presenteerde het bestuur ook de plannen om de banen 1&2 en 4&5 toch te vervangen.

Daarmee was het hele plaatje compleet. Set’77 kan de toekomst met een gerust hart tegemoet zien.

En op 14 april 2019 was het dan zover: Burgemeester Bakermans heeft het paviljoen officieel geopend en vervolgens kon het openingsfeest beginnen.

 

Maar klaar zijn voor de toekomst ben je niet alleen in een mooie omgeving om je sport te beoefenen, dat doe je als bestuur ook met nieuw beleid!

Daarom noemen we het jaar 2019 ‘Het jaar van de Innovatie’.

Vorig jaar, tijdens de vorige ledenvergadering vorig jaar op 27 februari, leverde de tijdelijke Werkgroep Beleid Set’77 het ‘Beleidsplan Set’77, Duurzaam & Verbonden 2019-2024’ op.

 

Het runnen van een grote vereniging vraagt om goed beleid.  We zijn een club met actieve leden en we hebben een prachtige accommodatie, maar toch moeten we alert blijven om dat zo te houden en zelfs door te ontwikkelen. Er dienen zich veel nieuwe zaken aan.

De complexiteit op organisatorisch niveau, de samenwerking met andere verenigingen, het overleg met plaatselijke overheid, de ontwikkelingen binnen de KNLTB, nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van privacy en veiligheid en een veranderende sportbeleving, vragen nadrukkelijk om meerjarige beleidsplannen, vastgelegd met instemming van de leden en gedragen door bestuur en commissies.

Dat meerjarige beleidsplan is er sinds 2018 en in 2019 hebben we er hard aan gewerkt om de afspraken die we met de leden hebben gemaakt ook daadwerkelijk op te pakken:

  • het uitgebreide, 1 x per kwartaal verschijnende Setpoint is voor de toegankelijkheid voor de  leden een maandelijkse Setpunt geworden met meer korte nieuwsitems.
  • Onze twee vertrouwenscontactpersonen zijn op 6 april 2019 naar een door de KLNTB georganiseerde studiedag geweest om hun taak goed te kunnen uitoefenen.
  • Ons privacyreglement  tbv. bescherming persoonsgegevens is gecheckt.
  • We werken meer op regionaal niveau samen met andere Tennisverenigingen door deelname aan de KNLTB Kringbijeenkomsten.
  • En we zijn bezig om de taken en bevoegdheden zoals die bij de verschillende bestuursfuncties en commissies horen, verder uit te werken.
  • Er is een nieuwe Commissie Werving en Behoud 17+ actief.
  •  En er is een Commissie Voorbereiding Padel actief die de voorbereidingen treft om straks padel op een mooie manier te integreren in onze vereniging.

 

En met padel noem ik natuurlijk de grootste innovatie waar Set’77 voor staat. Het kan u niet ontgaan zijn dat er wederom hard is gewerkt rondom het paviljoen en dat er een mooie Padelkooi is verschenen.

Tijdens de vorige Algemene Ledenvergadering hebben we de komst van padel aangekondigd en van de leden het groene licht gekregen om dat verder te onderzoeken. Eén van de voorwaarden was oa. dat we het financieel zouden moeten kunnen dragen. ‘Financieel een gezonde vereniging zijn en blijven’, weet u nog?

Dankzij het Stimuleringsfonds Buitensporten vanuit de gemeente en de landelijke BOSA subsidie voor duurzame investeringen in sportaccommodaties vanuit de overheid, is het ons gelukt om padel naar Set’77 te halen en een tak van sport aan onze mooie vereniging toe te voegen die bijdraagt aan een duurzaam gezonde sportvereniging!

Het is hier op z’n plaats om het gemeentebestuur van Landerd hartelijk te danken voor hun substantiële bijdrage aan het mogelijk maken van padel!

 

En dan gaan we nu over op verslaglegging vanuit de onze Vertrouwenspersonen, Maartje Daverveld en Mariëtte Cornelissen en daarna vanuit onze Commissies.

 

Set ‘77 heeft Maartje en Mariëtte een training VertrouwensContactPersoon (VCP) van NOC*NSF aangeboden. Op zaterdag 6 april heeft deze training plaatsgevonden.

De voorbereiding bestond uit het beantwoorden van een aantal vragen en het bekijken van een kort filmpje. De e-learning module zorgde dus voor een vliegende start en daardoor hoge leerresultaten!

Op de dag zelf bestond een gedeelte uit theorie afgewisseld, interactie en leeropdrachten in de vorm van rollenspelen.

Enkele belangrijke punten uit deze training:

• Als VCP ben jij nooit de aangewezen persoon om actie te ondernemen! Jij hoort aan wat voor klacht er bij jou gemeld wordt en dat dient de VCP te rapporteren aan de aangewezen persoon van het bestuur.

Het is vervolgens aan het bestuur om verder actie te ondernemen. Bijvoorbeeld in geval van aanranding of verkrachting melden aan de politie.

• De VCP is er voor alle partijen. Voor de beschuldigde, slachtoffer, bestuur, melder.

• De VCP zelf heeft géén meldplicht.

• De VCP heef alleen meldplicht in geval van seksuele intimidatie.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het vervolg en het melden bij CVS (Centrum Veilige Sport).

• Je dient altijd te rapporteren naar het bestuur van de vereniging.

• De VCP van de vereniging kan bij vragen en twijfels altijd contact opnemen met de VCP-er van de bond van NOC*NSF.

 

Wat deze dag duidelijk werd is dat Set’77 alle informatie omtrent VCP goed ‘op de rit’ heeft staan!

Op 18 november 2019 is er een avond voor VCP’s binnen Landerd georganiseerd vanuit de Gemeente. Deze werd gepresenteerd vanuit het Team Preventie.

De avond was heel druk bezocht, vanuit heel veel verenigingen was een VCP aanwezig.

Wat de organisatoren voor staat is dat er tussen verschillende verenigingen binnen Landerd overleg, uitwisseling van ervaringen en samenwerking kan plaatsvinden.

Verder willen zij VCP’s gelegenheid bieden om samen te oefenen in casuïstiek.

Binnen onze vereniging hebben Maartje en Mariëtte in het afgelopen jaar geen melding van ongewenst gedrag binnengekregen.

 

 

1.  COMMISSIES EN HUN ACTIVITEITEN IN 2019.

 

  1. 1.1     DE PR-COMMISSIE

De PR-commissie heeft in 2019 de volgende taken uitgevoerd met de resultaten er bij als deze daadwerkelijk te kwantificeren zijn. 

Verzamelen van content en het uitbrengen van de digitale nieuwsbrief "Setpunt".

Sinds 2019 is de Setpunt veranderd van opzet waardoor de items gewoon op de website van Set '77 te lezen zijn. Dit zorgt direct voor extra verkeer naar de website waardoor de leden in ieder geval de website bleven bezoeken in 2019. 
Dankzij de Setpunt geldt dat de bezoekersaantallen aan de website in 2019 t.o.v. 2018 ongeveer gelijk zijn gebleven (afname 2,99%), mede dankzij de nieuwe opzet van de Setpunt. Zouden de bezoekersaantallen door de Setpunt niet meegerekend worden geldt dat het aantal bezoekers aan de website een stuk lager zou hebben gelegen dan in 2018.

Publicaties en onderhoud van de website van Set '77.

Zoals ieder jaar geldt dat de inhoud –content- van de website onderhouden wordt door de PR-commissie. De aanwas van berichten blijkt helaas minder te worden en de PR-commissie moet zelf op zoek naar content. Dat is de omgekeerde wereld. De verschillende commissies binnen de vereniging behoren berichten (content) aan te leveren waarbij geldt dat de PR-commissie dit zal plaatsen of zal uitbreiden tot een totaal verhaal. In 2020 wordt via het bestuur opnieuw een poging gedaan de aanlevering van content vanuit de verschillende commissies op gang te brengen via een standaard sjabloon. 

Er zijn in 2019 precies 41 nieuwsberichten geplaatst. 

Er is een video pagina gekomen in 2019 waarbij we er aan denken om in 2020 een YouTube kanaal te beginnen waarop we video's m.b.t. Set'77 kunnen delen tussen de verschillende kanalen waaronder de website, app en social media. 

Publicaties op onze social media kanalen (Facebook en Instagram)

Janne van Gemert is toegevoegd aan de PR-commissie en plaats content op onze social media kanalen:

Publicaties via de KNLTB club app.

In 2019 is hier nog weinig mee gedaan  In 2020 zal bekeken worden hoe we de KNLTB club app kunnen benutten in overleg met het bestuur waarbij moet gaan gelden dat de overige commissies content aanleveren voor zowel de website en club app op basis van een gemaakt sjabloon hoe nieuwsberichten aan te leveren en daarnaast zullen de verschillende commissies de mogelijkheid krijgen zelf content te plaatsen in de KNTLB club app. 

Publicaties in de regionale nieuwsbladen.

Diverse publicaties in de gedrukte regionale bladen zijn er in het afgelopen jaar geweest. 

Diverse publicaties in de online regionale websites, waaronder als voorbeelden:

Het ontwerpen van logo's, briefhoofden en ander materiaal om onze vereniging een duidelijk gezicht te geven naar de buitenwereld.

Dankzij Kim van Tiel geldt dat we een nieuwe huisstijl elementen hebben gekregen die meer en meer een duidelijk Set'77 gezicht geven aan uitingen. Hieronder een paar voorbeelden. 

      • Kopjes bij nieuws- en setpunt items

      • Ondersteunende iconen die direct duidelijk maken om welk item iets gaat

Blokken huisstijl op foto's

Kopjes voor de commissie pagina of eventuele andere pagina's op de website

 

 

 

  1. 1.2.     DE TOERNOOICOMMISSIE

 

De Toernooicommissie heeft het afgelopen jaar weer een groot aantal activiteiten voor de senioren georganiseerd. Gelukkig is de bezetting van de Toernooicommissie op orde en stabiel gebleven in 2019.

Om deel te mogen nemen aan de KNLTB competities en om KNLTB toernooien (open toernooien en clubkampioenschappen) te kunnen organiseren is het noodzakelijk dat de vereniging gecertificeerde verenigingscompetitieleiders (VCL) en toernooileiders (VTL) heeft. Met in totaal 3 VCL’s en 5 VTL’s is de continuïteit voldoende geborgd binnen Set ’77.

Als Toernooicommissie houden we ons, zoals de naam al zegt, vooral bezig met het organiseren van toernooien. Het plannen van een toernooi is meestal niet eenvoudig, zeker vanwege de vele verhinderingen die de laatste jaren worden opgegeven bij het inschrijven voor een toernooi. Dit geldt vooral voor de speeltijden in het weekend en de eerste en laatste speeltijd door de week. We hebben om deze reden afgelopen jaar wederom deelnemers uit moeten sluiten bij onze open toernooien. Ook hebben wij het maximum aantal deelnemers voor een open toernooi gehandhaafd op 250. De Toernooicommissie probeert de wedstrijden naar eer en geweten te plannen, hierbij rekening houdend met het algemeen belang van de spelers, de continuïteit van het toernooi en het belang van de diverse commissies (waaronder de Kantinecommissie, Culinaire commissie en Toernooicommissie). Naast de organisatie van toernooien (2 open toernooien en 3 clubkampioenschappen) organiseren we ook diverse interne competities en zorgen ervoor dat de externe KNLTB-competities vlekkeloos verlopen.

Bij het open Lentetoernooi is het thema “Holland” gehanteerd en het open Zomertoernooi is dit jaar gespeeld in “Oriëntaalse sferen”. Samen met de culinaire- en kantinecommissie zijn de open toernooien, het paviljoen en de hapjes in stijl “aangekleed”.

Voor de tweede keer is er dit jaar weer door een aantal “senioren zelf” een senioren dag georganiseerd met deelname van leden van Set ’77 en TV Volkel. Deze is wederom goed verlopen en zal een jaarlijks vervolg gaan krijgen.

Aan de clubkampioenschappen wordt ondanks het grote aantal actieve leden al jaren maar “matig” deelgenomen. De afgelopen jaren heeft de Toernooicommissie daarom diverse (organisatie)vormen uitgeprobeerd, maar deze hebben niet geleid tot de gewenste hogere deelname. Daarom is in november 2018 een enquête uitgezet onder alle seniorleden. Hieruit kwam naar voren dat een meerderheid van de (overigens groot aantal) respondenten 3 aparte weken wilden met daarin de GRANDO clubkampioenschappen enkel, mix en dubbel. Wij hebben als Toernooicommissie daarom de clubkampioenschappen in 2019 ook op deze manier georganiseerd. De deelname liep echter, vooral in de enkel categorieën, nog steeds terug. In 2020 gaan we de clubkampioenschappen mix en dubbel in één toernooi organiseren.

Traditiegetrouw is de deelname aan de verschillende activiteiten in zijn algemeenheid echter goed te noemen. Set ’77 is en blijft echter een vereniging met een zeer hoog percentage actieve leden. Dat zien we terug in de deelname aan de activiteiten die we organiseren maar ook aan de drukte doordeweeks op de banen. Vooral de KNLTB-competities is zeer veel animo. Dat is ook de reden waarom we in 2020 naast de voorjaars- en wintercompetitie ook de najaarscompetitie zullen gaan organiseren.

 

Hieronder een overzicht van alle activiteiten die de Toernooicommissie in 2019 heeft georganiseerd.

Activiteit

Week

Aantal deelnemers

KNLTB winteroutdoorcompetitie 2018/2019

46 t/m 7

6 teams

Interne Wintercompetitie Mix

1 tot 9

68

Interne Wintercompetitie Damesenkel

1 tot 9

7

Interne Wintercompetitie Herenenkel

1 tot 9

17

Interne Wintercompetitie Damesdubbel

1 tot 9

36

Interne Wintercompetitie Herendubbel

1 tot 9

58

Prijsuitreiking Interne Wintercompetities

9

"volle bak"

Open “Holland” lentetoernooi

12

234

KNLTB voorjaarscompetitie

14 tot 24

33 teams

GRANDO clubkampioenschappen Dubbel

26

78

Oriëntaals pen Zomertoernooi

36

210

GRANDO clubkampioenschappen Enkel

38

27

GRANDO clubkampioenschappen Mix

40

62

Interne Wintercompetitie Mix

42 tot 50

44

Interne Wintercompetitie Damesenkel

42 tot 50

7

Interne Wintercompetitie Herenenkel

42 tot 50

17

Interne Wintercompetitie Damesdubbel

42 tot 50

36

Interne Wintercompetitie Herendubbel

42 tot 50

54

KNLTB wintercompetitie 2019/2020

46 t/m 9

6 teams

55+senioren racketochtend

doorlopend

"volle bak"

Dames dubbelcompetitie

doorlopend

72

Dames winterwisselcompetitie

doorlopend

44

 

De Toernooicommissie kijkt wederom met een zeer tevreden gevoel terug op het afgelopen jaar. We hebben de organisatie van de diverse toernooien en competities met heel veel plezier gedaan. We hopen dat ook alle deelnemers hetzelfde plezier hebben ervaren. We monitoren of alle toernooien en competities goed bezet zijn en blijven. Mocht dat niet zo zijn dan proberen we een andere opzet om het aantal deelnemers te vergroten. Want daar doen we uiteindelijk voor….

Zoals altijd wil de Toernooicommissie afsluiten met het uitspreken van onze dank aan de Paviljoencommissie, de Technische commissie en de Culinaire commissie want mede dank zij hen (en uiteraard ook onze sponsoren) verlopen onze toernooien en competities jaar in jaar uit prima.

 

  1. 1.3.      DE SPONSORCOMMISSIE

 

De Sponsorcommissie een heeft goed jaar gehad. Ze hebben 9 nieuwe sponsors aangetrokken, helaas hebben ook 3 sponsors afscheid genomen. 

 

Zoals al gecommuniceerd is voor de komende jaren voor het open voorjaarstoernooi een nieuwe toernooisponsor gevonden, Geef.nl. Hiermee ontstaat continuïteit voor Set’77 en is Set’77, door middel van de sponsoring aan het goede doel, ook maatschappelijk verantwoord bezig. Voor de keuze van het goede hebben de leden de mogelijkheid gehad om de voorkeuren op te geven. 

 

Met een bedrag van ongeveer €14.000 heeft de Sponsorcommissie een bedrag van €1000 meer opgehaald dan vorig jaar, een mooi prestatie.

  1. 1.4.     DE JEUGDCOMMISSIE

In 2019 is er door de Jeugdcommissie, mede op advies van overkoepelende KNLTB, een ‘alles in 1‘ lidmaatschap voor de jeugd uitgewerkt. Een lidmaatschap waarbij kinderen die training volgen, tegelijkertijd aangeven dat ze mee gaan doen met de externe competities in het voor- en najaar en ook de clubkampioenschappen. Dus men hoeft men zich hiervoor niet meer op te geven. Hierbij is uitgangspunt dat de kinderen die louter trainen eerder zullen stoppen met tennis. Door wedstrijdjes te spelen wordt teamgevoel versterkt en wordt het tennisspel en tennisvreugde verhoogd. Door wedstrijdjes te spelen, zijn kinderen nog beter gemotiveerd om goed te trainen. In juli is het ‘alles in 1’ abonnement aan bestaande leden gecommuniceerd. Een groot aantal kinderen zijn lid gebleven bij Set’77, maar ook is een aantal kinderen vanaf oktober gestopt met de training. Hieraan lagen meerdere oorzaken ten grondslag. Als gevolg van te weinig animo hebben de Clubkampioenschappen voor de jeugd dit jaar helaas geen doorgang kunnen vinden. Het Jong-Oudtoernooi tijdens de heropening van het paviljoen was daarentegen een groot succes.  In het najaar hebben 10 kinderen van 6/7jaar mee gedaan met Sjors Sportief (2 gratis lessen), vervolgens hebben deze kinderen 5 weken les gehad voor € 19,95 en daarna zijn 9 van de 10 kinderen ‘alles in 1’ lid geworden. Deze jonge kinderen gaan vanaf eind maart al meedoen met de World Tour! Met dank aan enthousiasme van onze trainer Nic. Dit jaar heeft de Jeugdcommissie gedurende het jaar aangegeven na een aantal jaren het stokje te willen overdragen aan een nieuwe Jeugdcommissie. Binnenkort hopen we dat er weer een voltallige Jeugdcommissie zal zijn.

  1. 1.5.     DE LEDENADMINISTRATIE

Het ledenaantal van Set’77.

Begin 2018 bedraagt het aantal leden 487.

Aan het begin van 2019 bedraagt het ledenaantal 468 leden, waarvan volwassenen 409 leden en  jeugd 59 leden.

Het ledenaantal begin 2020 bedraagt 460  leden waarvan 410 volwassenen en 50 jeugdleden.

 

Het ledenaantal daalt in het begin van het jaar altijd wat om in de loop van het jaar weer wat aan te trekken. We zitten al jaren als vereniging tussen de 475 tot 500 leden.

 

Aantal afmeldingen in 2019:  31 leden, waarvan 17 senioren en 14 jeugdleden.

Aantal aanmeldingen was in 2019 37 leden (27 senioren, 10 jeugdleden), in 2018 27 leden ( 21 senioren en 6 jeugdleden)

Aantal rustende leden op dit moment bedraagt 26 leden, vorig jaar 24

Aantal zomerleden was dit jaar 0, vorig jaar ook 0

Aantal leden met afkoop van bardienst waren er in het afgelopen jaar 16, vorig jaar 17

Aantal studentenlidmaatschappen voor 2019: 6 en nu voor 2020: 1.

 

Leden ontvangen in 2020 geen KNLTB ledenpas. De KNLTB ledenpas van vorig jaar heeft een geldigheid van 2 jaar.

 

  1. 1.6.     DE PAVILJOENCOMMISSIE

Het team van de Paviljoencommissie heeft zich ook in het afgelopen jaar op een fantastische wijze ingezet om het totale gebeuren rondom de kantine goed te laten verlopen. Door de goede samenwerking met de Culinaire Commissie ontstaat er een mooi geheel dat er elke keer weer toe leidt dat Set‘77 een gastvrij onthaal voor onze leden en voor onze gasten tijdens toernooien, competities en andere activiteiten kan verzorgen. Dank daarvoor. En ook dank aan onze schoonmaaksters. Een gastvrij, schoon paviljoen draagt veel bij aan een gezellig samenzijn.

 

  1. 1.7.     DE TECHNISCHE COMMISSIE

Ons visitekaartje is ons tennispark en dat ziet er altijd perfect uit.  Ons park is een goed opgeruimd en mooi onderhouden park. Onze gasten zeggen dat ook regelmatig. De leden van de Technische Commissie die ons park onderhouden zijn bijna iedere dinsdagochtend bij Set’77 om alle banen goed te onderhouden. Ook zorgen zij er voor dat de heggen worden geknipt en dat het onkruid wordt gewied. Met de opening van het nieuwe paviljoen in april zag ons park er dan ook fantastisch uit, en nu nog, ondanks al het bouwen aan de Padelbanen. Ook daarbij speelt de Technische Commissie een grote rol.

Wederom dank voor het goede werk van de Technische Commissie in het afgelopen jaar.

 

  1. 1.8.     DE FINANCIËLE COMMISSIE

De jaarrekening over 2019 en de begroting voor 2020 laten zien dat Set’77 niet alleen in sportief opzicht, maar zeker ook financieel, een gezonde organisatie is. In de afgelopen jaren is ons  gespaarde eigen vermogen -door de leden bijeengebracht en door goed financieel beheer-  gebruikt om noodzakelijke verbouwingen aan het paviljoen en het terras door te voeren en in korte tijd 6 nieuwe banen aan te leggen. Daarnaast is er nog financiële ruimte om ook bij te dragen aan de nieuwe Padelbanen! Dat kan alleen met behulp van een gedegen beleid door mensen met verstand van de financiële zaken die komen kijken bij het reilen en zeilen van een vereniging als Set’77. En die hebben we bij Set’77 gelukkig.

 

  1. 1.9.     DE FEESTCOMMISSIE

Op zaterdag 26 oktober 2019 vond het jaarlijkse feest voor onze sponsors en vrijwilligers plaatst.  Onder het genot van een hapje en een drankje geheel in stijl met het Duitse ‘Oktoberfest’ en een quiz waarin onze kennis over onze Duitse buren werd getest, hebben zeker 50 personen van een mooie, welverdiende avond genoten, georganiseerd door onze altijd creatieve Feestcommissie van Set’77! 

 

 

Maart/augustus 2020,

Toon van den Hanenberg

Secretaris Set’77